Podczas przygotowywania do targów zagranicznych, najpierw sprawdzana jest zdolność eksportowa produktów. Następnie zdefiniowane muszą zostać cele targowe, czyli to, co ma zostać osiągnięte poprzez uczestnictwo w targach zagranicznych. Kolejnym etapem jest wybór konkretnej wystawy, a także rynku na którym ma zostać ona zaprezentowana. Po ustaleniu określonych informacji dotyczących rynku i wystawy, sprawdzane są możliwości refundacyjne, a także wszystkie produkty, sprawy techniczne oraz certyfikaty. Po ustaleniu budżetu można przejść już do planowania wystawy. Po wybraniu odpowiednich osób odpowiedzialnych za przygotowaniu wystawy, dokonywana jest rezerwacja stoiska oraz analiza środków reklamowych, możliwości wysyłkowe oraz wstępne planowanie pobytu na targach zagranicznych.

Faza przygotowań do targów

Po ustaleniu lokalizacji, wyborze zabudowy stoiska oraz wyposażeniu go w grafiki, projekty oraz elementy dodatkowe, określana zostaje obsługa stosika. Następnie należy przetransportować wszystkie eksponaty, nawiązać kontakt z potencjalnymi odbiorcami oraz podjąć się poszukiwania potencjalnych gości. Wówczas ustalony zostaje szczegółowy plan kosztów, do których zaliczyć należy opłaty obowiązkowe, dotyczące powierzchni, mediów, ewentualnego tłumacza czy hostessy, a także cateringu i upominków reklamowych na stoisku. Opłaty wynikają również z kosztów podróży i pobytu na targach zagranicznych przedstawicieli firmy. Po ewentualnym złożeniu wniosku o refundację, przejść można do szczegółowego planowania podróży, czyli rezerwacji biletów lotniczych, hoteli, transferów czy pomocy wizowej.

Przebieg targów zagranicznych

Ostatnie przygotowania polegają na sprawdzeniu planu udziału i podróży, szkoleniu obsługi stosika oraz przygotowania materiałów reklamowych i informacyjnych. Należy wówczas zestawić także dokumentację, czyli wszystkie zamówienia, zgłoszenia, faktury i płatności. Warto przygotować również formularze z notatkami rozmów z gośćmi oraz wysłać zaproszenia do potencjalnych i obecnych klientów. Zanim targi zagraniczne rozpoczną się, należy skontaktować się z polskim koordynatorem wystąpienia, zaaranżować stoisko oraz przygotować eksponaty do prezentacji i zarejestrować się oraz wdrożyć personel. Podczas trwania targów zagranicznych należy utrzymywać kontakt z odwiedzającymi, można wziąć udział w imprezach towarzyszących, przeprowadzać rozmowy handlowe i negocjacje, a także sporządzać raporty dzienne i analizować je z personelem stosika.
Gdy targi zagraniczne się skończą, warto podsumować wystawę i wyciągnąć wnioski z realizacji założonych celów.

Polexpo zaopatruje targi zagraniczne, sprawdź http://polexpo.pl/